WPS表格查找录入——数据填充So Easy!

一、场景再现每到期末教师完成阅卷后需将成绩整理并录入教务管理系统。学生的成绩分为平时成绩占比40%期末成绩占比60%综合成绩由系统自动按权重计算故我只需录入平时与期末成绩。由于学生人数较多一个班60余人手工一个一个录入就非常烦琐、效率低下因此教务系统也提供了一个导入导出的方法来帮助教师节省时间。因为繁琐所以寻求批量导入而批量导入需先导出固定格式模板。我们进入教务系统把学生学号、班级、姓名以及平时、期末、综合的空白数据列导出回填数据完毕后再次导入即可。以下是模板表格截图数据填充模板由于我带的一个班由全校10多个专业的学生拼凑而成教务系统导出的名单顺序与我手中成绩表的顺序完全不同加之缺考、缓考、转专业等情况导致两表人数也不一致因此如何按学号将两份数据精准匹配就成了难题。之前采用的是VLOOKUP、 XLOOKUP或者FILTER函数有时还会用Python编程操作有点儿复杂这次我尝试使用WPS表格的【数据查找录入】的功能可以轻松通过查找录入把数据源中数据录入模板当中快捷准确。二、实现方法2.1 数据准备把数据模板直接从教务管理系统中导出新建一个数据源工作表把自己从阅卷系统和学习通中导出的期末成绩和平时成绩都放入其中建议先使用XLOOKUP函数将平时和期末成绩按学号合并到数据源表的同一行中。若不想使用公式也可分两次执行数据查找录入分别录入平时成绩和期末成绩但操作会多一步。这里注意数据源工作表中要查找的字段如【*学号】和录入字段如【*平时】和【*期末】与数据模板字段最好保持一致如果不一致查找和录入字段确认环节还可以更改映射的字段名。为了防止字段名不一致可以直接把模板中的字段名复制到数据源中如下图所示数据源工作表2.2 设置数据查找录入区域打开数据模板依次定位到【数据】——【查找录入】。定位数据录入在弹出的对话框中设置【查找表区域】切换到数据源工作表选中数据源中从表头行到最后一行的所有数据列再点击【下一步】。设置查找表区域再回到模板工作表选中模板中从表头行开始、包含下方所有待填充空白行的区域录入表区域中字段名称一定要包含数据源中的字段。最后点击【下一步】。设置录入表区域2.3确认查找字段和录入字段最后一步是再次确认查找字段和录入字段名如果之前填写的不正确这里还可以通过下拉框进行修改。最后点击【开始录入】。如果操作不成功WPS还在查找录入界面右下角提供操作技巧视频可以看演示视频后再次尝试操作。设置查找录入2.4 效果展示如果数据成功录入就会显示如下界面查看模板工作表如下图所示。可随机抽取几名学生的学号对照数据源验证平时与期末成绩是否一致也可检查总人数是否与数据源匹配。三、写在最后WPS表格将多步数据查找录入封装为向导式操作显著降低了出错率。我们只需要轻轻点几个鼠标让数据录入“得来全不费工夫”。不懂公式、不会编程的小白老师可以使用此方法轻松解决数据查找录入的问题再也不用担心成绩录入错误了。需要说明的是录入完数据一定要随机抽查几个学生的成绩看看是不是录入正确有没有错位的地方发现问题时要及时修正。虽然该功能需WPS会员方可使用但是如果她把你的效率提升10倍节省数小时的录入时间又有什么理由不为她买单呢